एक दस्तावेज़ क्या है?

लैटिन से, "दस्तावेज़" शब्द का अर्थ है"साक्ष्य, नमूना, सबूत" यदि पहले इस अवधारणा ने "आधिकारिक और महत्वपूर्ण कागजात" का एक बहुत ही संकीर्ण क्षेत्र शामिल किया था, तो आज यह स्पष्ट करना मुश्किल है कि दस्तावेज़ क्या है।

एक सामान्य अर्थ में, एक आधुनिक दस्तावेज़यह एक इलेक्ट्रॉनिक (सामग्री) ऑब्जेक्ट के रूप में प्रदर्शित किया जाता है जिसमें जानकारी को एक निश्चित रूप में रखा गया है, और यह वस्तु विशेष रूप से समय और स्थान में सामग्री के संचरण के लिए लक्षित है। इसलिए, एक दस्तावेज एक पत्रिका, एक मूर्तिकला आदि हो सकता है।

अधिक संकीर्ण प्रस्तुति में, दस्तावेज़ एक वाहक है, लिखित रूप में लिपटे और निश्चित महत्व के विशिष्ट तथ्यों के अस्तित्व को प्रमाणित करता है।

दस्तावेजों के प्रकार

1. नियुक्ति से भेद:
   • सूचना और संदर्भ दस्तावेजों
   • संगठनात्मक दस्तावेज
   • लेखा-लेखा (लेखांकन मूल्य) दस्तावेज़
   • निर्देश दस्तावेज़
   • सामान्य दस्तावेज़ और अन्य समान दस्तावेज़
2. भेजने की दिशा में - इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़
3. उत्पादन पद्धति के अनुसार - टाइप की गई, ड्राफ्ट, इलेक्ट्रॉनिक, सफेद, सचित्र, हस्तलिखित और मुद्रित दस्तावेज़।
4. सामग्री के प्रकार के आधार पर - वैचारिक, पाठ, प्रतिष्ठित, श्रव्य-दृश्य, मल्टीमीडिया दस्तावेज़।
5. यदि आवश्यक हो, प्रौद्योगिकी के साधन - मानव पठनीय, मशीन-पठनीय।
6. निर्माण की जगह - आंतरिक दस्तावेजों और बाहरी;
7. गठन के समय तक - प्राथमिक और माध्यमिक (टिप्पणियां, सार, समीक्षा, आदि)।
8. वितरण के लिए - मध्यवर्ती, प्रकाशित, अप्रकाशित, अप्रकाशित दस्तावेज़
9. प्रस्तुति की विधि द्वारा - एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और कागज पर।
10. गोपनीयता की डिग्री के अनुसार - दस्तावेजों को अनधिकृत, रहस्य और गोपनीयता के विभिन्न स्तरों के साथ दस्तावेज़ हैं।